如何能夠成為一位稱職的專案經理, 在有限資源的組織中, 如何跟不同單位對齊資源投放與專案執行的優先度, 這一段課程提供一些想法讓我們能夠去嘗試
專案對齊的二個要領
1. 量化效益(營收提升, 成本下降)
投入資源後, 所可以增長的營業額 % 數是多少, 換算成營業額會是多少, 用大家都看得懂的數字去表達專案帶來的效益.
如果不容易算出營收提升, 也能夠從降低多少成本去溝通, 減少了客服溝通的成本, 提升服務效率, 能夠服務的人增加, 降低要再請人的成本.
2. 資源投資報酬
算出了營收與成本之後, 還要去計算這件事情投入之後的CP值, 看著報表上面漂亮的營收提升與成本下降, 但是沒有去計算投入多少資源才能達到這個結果, 對整體的效益評估是不夠明確的, 有些事情, 投入少效益略低, 就有可能比大投入收益略高的行動更值得先做, 更能加入被評估的選項.
有數據就能大聲? 那一定會溝通到頭破血流….
PM心酸宣告
溝通優先順序的三不原則
1. 不否定對方提出的需求
我看過有些頭腦動得很快的人, 常常會在別人提出需求之後, 會回應, 你真的有思考過才來提需求嗎？
雖然當下看起來是擋住了這個需求, 但是後續在溝通其他事項時, 很明顯能夠看出雙方的對立態度, 導致後續雙方私底下互相都不爽, 看起來皇城內一片祥和, 但是什麼時後會被背後搞小動作都不知道, 所以, 不要讓別人看起來像笨蛋, 能夠跟你在同個地方上班的人, 肯定跟你級別差不多.
2. 不追問對方回答不出來的問題
這是上面那一點的進階版本, 一路追問細節, 問到對方啞口無言, 無疑在宣告自己是勝利者, 但是你已經在第一個問題就喝止住對方, 後續只是讓他們更加難看而已, 組織內的朋友越多總比敵人越多好, 收斂自己, 引導對方思考, 一同讓組織變更進步
3. 不立刻講一堆但書
我們有時候會從老闆或上司那邊收到, 一聽就是有問題的需求, 但是如果回覆交期啊, 開發量能啊, 評估要多久xxx啊…
往往都不會被接受, 為什麼, 因為提出需求方一開始就認定了你一定會找藉口, 他們早就想好了攻擊方式去突破你, 當然就只能乖乖的接受需求
相反的, 先回應『好的, 會立即評估再回應』, 然後先去做一個簡單的評估, 再將提交這份報告, 這樣能夠凸顯出你是注重他的意見, 並且有考慮過的, 這是後再去提出『如果要做這個, 必須先停止執行A, B專案, 才能下去執行』相信需求提出方也能就我們的回應再去思考可行性.
今天這堂課再次的提醒了, 任何事情都要量化之後再拿出來講, 以及組織是由人組成的, 講大家都聽得懂的話, 講大家都能夠心平氣和溝通的話, 優先度的安排可能就會更容易溝通了